Kako pripraviti projektni predlog, ki uspe na razpisu?
3. Pisanje projektov, 5-6.2.2024
Prvi dan smo raziskovali kako napredovati "Od Ideje do projektnega predloga". Dotaknili smo se pomembnosti tega, da pri oblikovanju projektnega predloga izhajamo iz strategije razvoja lastne inštitucije. Ciljna naravnanost je namreč ključna pri zagotavljanju kontinuiranosti našega dela in nam omogoča boljšo preglednost nad področjem, ki se uporabi pri utemeljitvi ozadja projektnega predloga. Samo delo na projektni prijavi se začne daleč pred samim pisanjem projektnega predloga. V kolikor imamo trdno podlago in opravljene uvodne raziskave potreb trga ter natančno opredeljenih ciljnih skupin (predhodno je smiselno preveriti ali naša ideja dejansko naslavlja izzive, s katerimi se srečujejo), se to namreč še kako izraža v celovitosti oddanega projektnega predloga, pa tudi samega kasnejšega izvajanja projekta.
Potrebe trga so pri EU projektih precej jasno opredeljene v strategijah EU, programskih dokumentih pa tudi v samem razpisu. Naša naloga je osmisliti katere korake bomo s projektom naredili v smer uresničevanja opredeljenih ciljev EU. Pri tem je pomemben poudarek na umeščanju teh v razvoj lokalnega okolja (pridobitev pisem podpore le-teh doda projektnemu predlogu več teže in možnosti za odobritev predloga) in njihovem prenosu tudi izven geografskega območja EU (globalni vpliv je ena izmed prioritet EU). Le tako namreč lahko zagotovimo dodano vrednost našega projekta in orišemo njegov doprinos k izboljšani kvaliteti življenja v Evropi.
Po opravljeni temeljiti analizi sledi konkretiziranje projekta na glavne in specifične cilje, ki se kasneje izražajo v delovnih paketih in projektnih aktivnostih. Dotaknili smo se skrbnega finančnega in časovnega načrtovanja, ter izvedljivosti zastavljenih ciljev. V primeru preobsežnih obljub se kaj hitro rado zgodi, da cilji niso doseženi, kar se zavedajo tudi evalvatorji projektnih predlogov.
Prvi del delavnice, v sklopu katerega smo pridobivali veščine, ki jih potrebujemo za uspešno oddajo prijav na odprte razpise, ter znanja za razvoj idej v projektne predloge, je izvedla PiNA, nacionalna kontaktna točka programa CERV. Gre za program, ki nudi povezavo med raziskovalnim delom in njegovo aplikativnostjo v družbi. Slednje je smiselno upoštevati tudi pri sestavi projektnega partnerstva.
Poseben poudarek prvega dne je bil dan na zasledovanje načela enakosti spolov, pri čemer je bilo poudarjeno, da ne gre zgolj za vključitev obeh spolov v organizacijo različnih dogodkov, pač pa za razmislek o tem kako posamezne rešitve vplivajo na oba spola. Izgradnja mostu čez reko ima namreč lahko različen vpliv na moške, ki ga prečkajo z avtomobili, kot na ženske, ki bi se po njem sprehodile z vozičkom. Pri njegovi izvedbi je zato pomembno upoštevati vse spremenljivke enakovredno.
To pa je potrebno vzeti v zakup tudi pri vključevanju medijskih partnerjev ter načrtovanju komunikacijskih in diseminacijskih procesov, ki smo se jih podrobneje dotaknili v drugem delu delavnice, poimenovanem "Komuniciranje, širjenje in vidnost projektov s podporo EU". Delavnico drugega dne je vodila Motovila, nacionalna kontaktna točka programa Ustvarjalna Evropa. Program velja za enega zahtevnejših na tem področju, tako da so udeleženci odšli kvalitetno opremljeni za učinkovito komuniciranje o projektu ter za širjenje njegovih rezultatov. Omenjeno ni ključno le za uspešno prijavo na razpis, vzpostavitev stika z ustreznimi deležniki in za oblikovanje novih sodelovanj, ampak predstavlja tudi pravno obveznost v skladu s pogodbo o dodelitvi podpore EU. Učinkovita komunikacija in širjenje sta ključna tako za uspešno prijavo, kot tudi za samo izvajanje in zaključek projekta. Pri tem pa je nujno upoštevati presečišče zgodbe lastnega projekta, zgodbe ciljne skupine in EU programa, ki ga financira.
Proces oblikovanja zgodbe je bil slikovito predstavljen s primerjavo procesa priprave hrane (izbor pravih sestavin in začimb, njihove uporabe, priprave in končne prezentacije). Pri tem je potrebno ujeti pravo mero med eksotiko novih idej in večno preverjeno klasiko.
Jasno razdelana in zasledovana komunikacijska strategija skozi celotno projektno prijavnico nam lahko služi tudi pri oblikovanju uvodnega povzetka projektnega predloga, kar ga naredi toliko bolj privlačnega v fazi evalvatorskega branja in ocenjevanja projekta. Seveda pa pri tem ne gre izpustiti tudi določenih faktografskih izkazov potreb za predvidene aktivnosti.
Relevantnost in diseminacija sta glavna kriterija, ki določata kateri projekti pridobijo financiranje, kadar je med njimi manjša točkovna razlika. Z inovativnostjo in pogledom izven znanih okvirjev lahko dodatno pridamo h končni odločitvi. Ključno pa je, da z izbranimi komunikacijskimi orodji zagotavljano kontinuiranost, doslednost in trajnost tudi po izteku projekta (objave na spletnih straneh v nasprotju s prepričanji temu kriteriju namreč ne zadostijo).
Za komunikacijo in diseminacijo projektnih rezultatov je bila priporočena uporaba nacionalnih kontaktnih točk, ki so razvejane po vsem programskem območju. Pri tem smo se dotaknili tudi načinov in razlogov za zagotavljanje vidnosti projekta in programa, ki ga financira.
Tekom delavnice je bilo predloženih nekaj uspešnejših projektov kot primerov dobre prakse, po katerih se lahko zgledujemo pri lastni pripravi projektnih predlogov. Dotaknili pa smo se tudi možnosti komplementarnosti različnih virov EU.
Vsebinsko sta se oba dneva gladko prepletala in zagotovila celostno sliko procesa pisanja projektov. Udeleženci pa so odšli opolnomočeni nasproti novim uspešno pridobljenim projektom, ki se jih bomo skupaj veselili v okviru ROAD3P konzorcija.
